Factuurverwerking uitbesteden: een stuk gemakkelijker
Geplaatst op
Als je bedrijf in een keer sterk groeit is het tijd om wat aan de capaciteit van je facturering te doen. Je kunt dan meer mensen aannemen, maar er is ook een andere oplossing voor. In deze blog nemen we deze met je door.
De perfecte oplossing
Maak je geen zorgen wanneer je bedrijf op eens groeit en je factureringscapaciteit achterblijft. Je hoeft dan niet een boel extra mensen aan te nemen. Besteed de facturering lekker uit. Enkele voordelen van deze oplossing:
- Kostenbesparend
- Efficiënt
- Communicatie met de afdeling in je bedrijf
- Alle facturen gedigitaliseerd
Het nieuwe werken
Factureren is allang niet meer een kwestie van handwerk. Veel bedrijven die gespecialiseerd zijn in automatische facturering maken gebruik van geavanceerde herkenningssoftware. Wat deze doet? Heel simpel herkent deze software de facturen en verwerkt ze daarna. Het bedrijft distribueert ze direct naar je boekhoudprogramma. Het is dus alsof je iemand in dienst hebt die het voor je doet, maar dat is dus een medewerker van het gespecialiseerde bedrijf.
Proces van verwerking
De facturen komen binnen bij het bedrijf
Via een beveiligde dataverbinding komen de facturen bij het bedrijf binnen. Dit is een snelle en veilige manier om de bedrijfsgegevens te versturen. Dat moet ook wel zo veilig gaan onder andere in verband met de nieuwe wet op de privacy. De regels zijn namelijk een stuk strenger geworden.
Ze worden verwerkt
De facturen worden naar de server van het bedrijf gestuurd. De herkenningssoftware herkent de volgende gegevens: geadresseerde, leverancier, factuurdatum, BIC-nummer, IBAN, valuta, factuurnummers, totaalbedrag, vervaldatum en aankoop ordernummer.
Facturen worden opgestuurd naar het boekhoudprogramma
Wanneer de facturen verwerkt zijn, worden ze naar je boekhoudprogramma gestuurd. Ze zijn gemakkelijk te importeren omdat ze aangeleverd worden in .xml- of csv-bestand.
Factureren
Soms komt het voor dat de facturering te lang blijft liggen of zelfs onoverzichtelijk wordt. Dan ontstaan problemen die je liever als ondernemer niet wilt. Soms laat je dan zelfs geld liggen. Achter je geld aan moeten is een taak die je liever niet op je neemt. Dus wanneer je merkt dat je factureringscapaciteit te laag is, besteed deze taak dan uit.
Opslag
Een ander voordeel van het uitbesteden van facturering is de mogelijkheid om de facturen digitaal op een centraal punt binnen te laten komen. Wanneer je de uitbesteding van het factureren combineert met een centraal systeem voor je gehele organisatie, waarbij elke afdeling met verschillende modules binnen hetzelfde systeem werkt, dan heb je een geweldige opzet voor je bedrijf en zal de efficiëntie en snelheid binnen je organisatie toenemen.
